Category Archives for Tools

What’s in it for Me?

Dit is een belangrijke vraag bij organisatieveranderingen. Werken aan Het Nieuwe Werken kan op weerstand stuiten als de vraag: ‘ Wat heb ik eraan?’, niet duidelijk beantwoord wordt. Voor de meeste organisaties ligt het startpunt vaak bij kostenreductie (kantooroppervlak en reiskosten). Veel leidinggevenden en medewerkers zien zelf niet direct de voordelen en staan niet te juichen. Zij verliezen hun vaste werkplek. Het zijn vooral de sociale aspecten van het werk die hen zorgen baart. Ze hebben vragen, zoals kan ik nog wel contact onderhouden met mijn collega’s, zien ze wel wat ik allemaal doe, werken ze wel als ik ze niet kan zien, hoe kan ik goed contact onderhouden met de collega’s, hoe blijf ik op de hoogte, hoe kan ik mij verbonden blijven voelen? Dit zijn legitieme vragen. Als je de scope van het nieuwe werken breder maakt door te streven naar een betere organisatie en naar een hogere arbeidsatisfactie, dan moet je de mensen ook leren gebruik te maken van de nieuwe technologische mogelijkheden. Het gebruik van deze nieuwe communicatie- en samenwerkingsmogelijkheden zijn nl. een adequaat antwoord op de legitieme vragen. Ik zeg dan altijd tegen de organisatieveranderaars, maar dan moet je de mensen ook opleiden en begeleiden, want mensen leren het niet vanzelf. Leer ze gebruik te maken van sociale platforms, bloggen, werken in de cloud, online samenwerken aan documenten, werken met wiki’s. Leer ze wat het belang is voor hen zelf en de organisatie om mee te gaan met technologische veranderingen van het internet. Dat leren kost iedereen nogal wat inspanningen, maar daarmee worden hun legitieme vragen wel beantwoord. Onderstaande vragenlijst maakt het voor de collega’s duidelijk wat de voordelen voor hen en de organisatie kunnen zijn.

Vragenlijst: What’s in it for me?

Wat vind ik ervan als ik:
positief of negatief?
1
niet elke dag in file of via openbaar vervoer naar m’n werkplek hoef te rijden?
(door het nieuwe werken)
2
iedereen (niet alleen mijn directe collega’s) mijn inzichten kan delen?
(via b.v. een blog of antwoord op een forum)
3
kennis van andere collega’s gemakkelijk kan vinden?
(b.v. via een intern social platform)
4
altijd over de meest recente versie van onze organisatie documentatie en gegevens kan beschikken?
(via wiki’s)
5
altijd online hulp kan vragen en geven om mijn werk goed te kunnen uitvoeren?
(via  b.v. skype, hangout, WhatsApp,Yammer)
6
direct kan zien wat de bijdrage van iedere collega aan een groepsproduct is?
(via b.v. wiki, GoogleDocs, Office365)
7
zonder voortdurende uitwisseling van updates via e-mail, documenten samen met collega’s kan ontwikkelen?
( bv. via Google Docs, Office365)
8
online in de agenda van alle collega’s kan kijken en afspraken kan voorstellen?
(b.v. officeapplicatie)
9
niet alleen fysiek, maar ook online met mijn collega’s het werk kan afstemmen?
(v.b. via chat, skype, hangout)
10
op de tijd dat het mij uitkomt nieuwe competenties kan leren verwerven?
(via online leren, Programma Samenwerkend Verbinden)
11
wat ik online geleerd heb, direct samen met mijn collega’s kan uitproberen en leren toepassen in het werk?
(b.v. met het Programma Samenwerkend Verbinden)
12
aan de hele organisatie kan laten zien hoe goed ik ben in mijn vak?
(b.v. via blogs, forums en wiki’s)
13
andere medewerkers dan mijn directe collega’s op een werkplek kan ontmoeten?
(b.v. het flexkantoor)
14
met medewerkers van andere organisaties ook online kan samenwerken?
(b.v. via sociale platforms, Google docs, Office365)
15
in contact kan komen met mijn doelgroep?
(b.v. via sociale platforms, Twitter, bloggen)
16
de vergaderingen minder frequent hoeven te zijn en korter?
(b.v. met wiki’s, forum, hangouts)
17
de collega’s online kan vragen wat ze denken over een (werkgerelateerd) onderwerp?
(b.v. Google forms, forum)
18
de vergaderagenda door iedere deelnemer online kan laten samenstellen en van commentaar laten voorzien?
(b.v. met een wiki)
19
mij online kan verbinden met collega’s en externe deskundigen?
(b.v. via sociale platforms, Yammer)
20
online en persoonlijke ontmoetingen kan wisselen naar gelang de wensen en omstandigheden?
( het nieuwe werken, sociale platforms)
21
de snelle internetontwikkelingen met kennis van zaken kan beoordelen?
(Programma Samenwerkend Verbinden, discussie fora)
22
overal waar ik maar een internetverbinding heb, mijn werkzaamheden kan en mag uitvoeren?
(het nieuwe werken)
23
vertrouwen kan geven aan en vertrouwen kan krijgen van mijn collega’s in de uitoefening van mijn werkzaamheden?
(het nieuwe werken)
24
niet altijd mijn collega’s dagelijks face to face kan ontmoeten?
(het nieuwe werken)
25
Wat vind ik ervan als ik: mijn werktijden kan verschuiven naar avond of weekend?
26
Alles overziend. Wat vind ik van het gebruik (leren) maken van de nieuwe samenwerkings- en communicatiemogelijkheden voor het werk? (wat vind jezelf: is de beweging puur een kostenreductiekwestie of zijn er juist ook veel nieuwe mogelijkheden)
Beschrijf in het kort hierop je mening:
Na het invullen van deze vragenlijst, ben je in staat voor jezelf en voor de gehele organisatie het antwoord te geven op de vraag “What’s in it for me?” Zijn er meer positieve beoordelingen dan negatieve? Zijn de positieve beoordelingen ook belangrijke onderwerpen voor jou? Of zijn er mensen die zeggen: er is niks mis met telefoon, e-mail en face tot face ontmoetingen, waarom zou ik gebruik maken van deze nieuwe internetmogelijkheden?
Discussieer met elkaar in hoeverre je de nieuwe communicatie – en samenwerkingsmogelijkheden naast je neer kunt leggen en hoe je voordeel kunt halen uit het gebruik van de nieuwe mogelijkheden?
Vraag: Wat zijn jouw ervaringen met het implementeren van de nieuwe samenwerkings- en communicatiemogelijkheden? Geef een reactie.
Wil je deze vragenlijst online beschikbaar hebben, mail dan naar h.vandoorn@documa.nl voor een linkje. Ga voor het Programma Samenwerkend Verbinden naar Documa

Waar staat onze organisatie m.b.t. het gebruik van sociale media technologie? Deel 2

In onderstaande vragenlijst is een vertaling van toepassing van de sociale media technologie naar mogelijke dienstverleningsvormen voor overheidsorganisaties gemaakt. Aan u de vraag een inschatting te maken hoe uw eigen organisatie hierop scoort. Dit oordeel wordt dus gevraagd op mate van aanwezigheid en werkzaamheid, niet op mate waarop u ook zou wensen dat het gerealiseerd wordt.
Klik hier voor de  tabel
 En hoe scoort uw organisatie?
Hoewel niet compleet, geeft deze vragenlijst wel een indicatie in hoeverre de organisatie optimaal gebruik maakt van de nieuwe digitale samenwerkings- en communicatiemogelijkheden.U heeft ongetwijfeld aandachtsgebieden ontdekt. Bij al deze gebieden speelt de vraag in hoeverre de medewerkers ook zijn toegerust op het kunnen toepassen van deze dienstverleningsvormen. Hebben zij daarvoor de juiste compenties? Documa heeft hiervoor een heel programma ontwikkeld onder de naam Programma Samenwerkend Verbinden.

Waar staat onze organisatie m.b.t. het gebruik van sociale media technologie? Deel 1

In onderstaande vragenlijst is een vertaling van toepassing van de sociale media technologie naar mogelijke organisatieaspecten gemaakt. Aan u de vraag een inschatting te maken hoe uw eigen organisatie hierop scoort. Dit oordeel wordt dus gevraagd op mate van aanwezigheid en werkzaamheid, niet op mate waarop u ook zou wensen dat het gerealiseerd wordt.
Klik hier voor de  tabel

 En hoe scoort uw organisatie?
Hoewel niet compleet, geeft deze vragenlijst wel een indicatie in hoeverre de organisatie optimaal gebruik maakt van de nieuwe digitale samenwerkings- en communicatiemogelijkheden. Je hebt ongetwijfeld aandachtsgebieden ontdekt. Bij al deze gebieden speelt de vraag in hoeverre de medewerkers ook zijn toegerust op het kunnen gebruiken van de nieuwe samenwerkings- en communicatiecompetenties. Documa heeft hiervoor een heel programma ontwikkeld.
<competenties> <het nieuwe werken> <Programma Samenwerkend Verbinden> <vragenlijst interne organisatie>

Digitale competenties in de 21e eeuw in één beeld-1

De omgeving van organisaties verandert snel. Er worden steeds nieuwe eisen gesteld. Het moet sneller, efficiënter, beter, goedkoper. Er zijn verschillende bewegingen binnen de ontwikkeling van organisaties te constateren. Er zijn organisaties die op basis van de inzichten en successen uit het verleden de organisatieprocessen nog meer opdelen in kleinere eenheden, minder medewerkers, meer coördinatiemechanismen inschakelen, etc. Voor deze organisaties wordt het vraagstuk hoe de medewerkers en de organisatie als geheel voor te bereiden op de digitale revolutie opgelost door meer te doen van hetzelfde (kostenbesparing, meer command & controle, etc.). Andere organisaties zoeken nieuwe wegen zoals die van het flexkantoor, het nieuwe werken, platte organisaties, empowering van de medewerkers, etc. Voor hen geldt wel het vraagstuk hoe de nieuwe digitale communicatie- en samenwerkingsmogelijkheden (de digitale competenties) te verwerven en te integreren. De vooronderstelling is hierbij dat naarmate de medewerkers en de organisatie als geheel deze digitale competenties heeft geïntegreerd, ze beter functioneren binnen de snel opeenvolgende ontwikkelingen in haar omgeving.

Waar zit ik? Waar zitten wij?

Een eerste stap van de oplossing van het vraagstuk is dan ook vast te stellen waar de organisatie en de medewerkers staan m.b.t. de mate van beheersing van deze digitale competenties. Je kunt dit doen m.b.v. onderstaand plaatje. Schat in hoe jezelf en de organisatie er als geheel voor staat. Dat wil zeggen in hoeverre worden de digitale competenties door de meeste medewerkers gebruikt binnen de dagelijkse organisatieprocessen.

Toelichting:

E-mail en kantoorapplicaties: de standaard internetapplicaties waarover iedere organisatie beschikt;
Forum en informatie vinden: dan maak je gebruik van het internet om informatie te vinden of te vragen;
Online communiceren en informatie delen: dan ga je echt communiceren op het internet door bijvoorbeeld Yammer of Twitter te gebruiken, een blog bij te houden of blogs te volgen, Facebook, Linkedin, enz. te gebruiken of online groepen op platforms te volgen;
Online samenwerken en co-creëren: dan ga je via de communicatiemogelijkheden van het internet met elkaar iets tot stand brengen zoals een wiki, een beleidsdocument of een project; je werkt in online werkgroepen naar een resultaat toe, je maakt iets met elkaar (het sociaal intranet van de organisatie);
Online community’s en innoveren: je gebruik het internet om in contact te komen met een groot aantal mensen die een zelfde doel nastreven en een online gemeenschap vormen, organisaties halen hier vaak ook deel van haar innovatiekracht uit (alle uitgebreide mogelijkheden van het sociaal intranet).

Als een organisatie wil profiteren van de nieuwe digitale mogelijkheden om te kunnen communiceren en samenwerken, zowel binnen de organisatie als met externen, dan is het nodig expliciete aandacht te geven aan het vraagstuk hoe deze digitale competenties te verwerven en te incorporeren. Hiervoor zijn de zgn. knoppencursussen en inspiratiebijeenkomsten natuurlijk volstrekt onvoldoende . Daarmee bewerkstellig je geen gedrags- en cultuurverandering. Het Programma Samenwerkend Verbinden van Documa is een voorstel hoe wel aan deze gedrags- en cultuurverandering succesvol te werken.